Sicurezza smart working: obblighi del datore di lavoro, informativa e sanzioni

La sicurezza nello smart working è a carico del datore di lavoro anche quando il dipendente lavora da casa. Dal 7 aprile 2026 la Legge n. 34/2026 obbliga l’azienda a consegnare, almeno una volta l’anno, un’informativa scritta sui rischi al lavoratore agile e al RLS. Chi non lo fa rischia l’arresto da due a quattro mesi o un’ammenda fino a 7.403,96 euro.

Cosa prevede la legge sulla sicurezza nello smart working

Il lavoro agile è regolato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81. È una modalità di svolgimento del lavoro subordinato concordata con un accordo individuale scritto, senza vincoli precisi di orario o di luogo. Il lavoratore resta un dipendente a tutti gli effetti, e con lui restano gli obblighi di tutela della salute previsti dal D.Lgs. 81/2008, il Testo unico sulla sicurezza.

La differenza rispetto all’ufficio è che il datore di lavoro non controlla l’ambiente in cui si lavora. Non può, per esempio, verificare la sedia, la luce o l’impianto elettrico della cucina di un dipendente. Per questo la legge ha scelto uno strumento diverso dal sopralluogo: l’informazione scritta sui rischi, accompagnata dalla responsabilità dell’azienda per gli strumenti tecnologici che consegna.

L’accordo individuale va poi comunicato al Ministero del Lavoro con la procedura telematica sul portale Servizi Lavoro. Per i datori privati il termine è di 5 giorni dall’inizio della prestazione in modalità agile, come indicato nella pagina del Ministero del Lavoro dedicata allo smart working.

Informativa sicurezza smart working: cosa cambia con la Legge 34/2026

L’informativa annuale esisteva già nell’articolo 22 della Legge 81/2017, ma non era accompagnata da una sanzione specifica. La Legge 11 marzo 2026, n. 34 (legge annuale per le PMI), all’articolo 11, ha inserito l’obbligo nel Testo unico sulla sicurezza, con il nuovo comma 7-bis dell’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008. La novità è in vigore dal 7 aprile 2026.

Il nuovo comma riguarda il lavoro agile svolto in luoghi che non sono nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, come la casa del dipendente. In questi casi l’azienda adempie agli obblighi di sicurezza compatibili con la modalità agile, in particolare quelli sull’uso dei videoterminali, consegnando un’informativa scritta. I destinatari sono due: il lavoratore e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS).

Cosa deve contenere l’informativa

Chi cerca un fac simile dell’informativa sicurezza per lo smart working deve partire da cosa chiede la norma, prima che dal modello. Un’informativa utile contiene almeno:

• i rischi generali a cui è esposto chiunque lavori fuori dai locali aziendali;
• i rischi specifici legati alla modalità di lavoro concordata, a partire dall’uso del videoterminale;
• le indicazioni per scegliere un luogo di lavoro idoneo, al chiuso e all’aperto;
• le regole per l’uso sicuro di computer, telefono e altri strumenti forniti dall’azienda;
• le misure di prevenzione adottate e i comportamenti richiesti al lavoratore;
• le indicazioni su pause, orari e diritto alla disconnessione previsti dall’accordo.

La cadenza minima è annuale. Va però aggiornata prima, se cambiano le mansioni, gli strumenti o le condizioni dell’accordo.

Le sanzioni per il datore di lavoro

La Legge 34/2026 ha modificato anche l’articolo 55 del D.Lgs. 81/2008. Per il datore di lavoro e il dirigente che non consegnano l’informativa è previsto l’arresto da due a quattro mesi o l’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro. Gli importi sono quelli riportati dall’Ispettorato nazionale del lavoro nella nota operativa di aprile 2026. È una sanzione penale, non una semplice multa amministrativa: per questo l’informativa non può più restare un adempimento rimandato.

Quali sono i rischi principali dello smart working

Il rischio più diffuso nello smart working è legato al videoterminale e alla postazione. Chi lavora molte ore al computer su un tavolo da cucina, con un portatile senza supporto e una sedia non regolabile, accumula affaticamento visivo e disturbi muscolo-scheletrici a collo, spalle e schiena.

Gli altri rischi da considerare nell’informativa sono:

• ambiente: luce insufficiente o riflessa sullo schermo, aerazione scarsa, temperatura non adeguata;
• impianto elettrico: prese sovraccariche, prolunghe a terra, caricabatterie non originali;
• luoghi all’aperto o pubblici: superfici instabili, rumore, assenza di riservatezza, spostamenti;
• organizzazione del lavoro: orari che si allungano, reperibilità continua, isolamento dai colleghi, stress da tecnologia.

Tuttavia, questi rischi non si eliminano con un documento. Si riducono se il lavoratore li conosce e sa come organizzare la postazione: è il motivo per cui l’informativa va spiegata, non solo consegnata.

Infortunio in smart working: cosa copre l’INAIL

Il lavoratore agile ha diritto alla tutela INAIL contro infortuni e malattie professionali anche per l’attività svolta fuori dai locali aziendali. La copertura comprende anche l’infortunio in itinere, cioè durante il tragitto tra l’abitazione e il luogo scelto per lavorare, quando la scelta è dettata da esigenze legate alla prestazione o alla conciliazione tra vita e lavoro e risponde a criteri di ragionevolezza. Le indicazioni operative sono nella circolare INAIL n. 48/2017.

Inoltre, in caso di infortunio, l’informativa consegnata e l’accordo individuale diventano documenti decisivi. Infatti dimostrano quali rischi l’azienda aveva indicato e quali comportamenti aveva chiesto. Un’informativa generica, uguale per tutti i ruoli, protegge poco sia il lavoratore sia il datore di lavoro.

Gli obblighi del lavoratore in lavoro agile

La sicurezza nel lavoro agile è un obbligo condiviso. La norma chiede al lavoratore di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione indicate dal datore di lavoro. In pratica significa:

• scegliere luoghi di lavoro adatti, seguendo le indicazioni dell’informativa;
• usare correttamente gli strumenti aziendali e segnalare guasti o malfunzionamenti;
• rispettare le pause dal videoterminale e i tempi di disconnessione previsti dall’accordo;
• partecipare alla formazione sulla sicurezza organizzata dall’azienda.

L’errore più frequente: l’informativa da firmare e archiviare

Nel nostro lavoro con le aziende l’errore più comune è trattare l’informativa come un modulo isolato. In pratica si scarica un modello generico, lo si fa firmare all’avvio dello smart working e lo si archivia. Nessuno lo spiega, nessuno lo aggiorna, e il lavoratore continua a lavorare dal divano.

Per Human Factory, ente di formazione e agenzia per il lavoro con sedi a Lanciano (CH) e Grottammare (AP), la sicurezza smart working funziona solo se l’informativa è collegata a tre elementi:

• il DVR, perché la valutazione dei rischi deve considerare anche chi lavora da remoto;
• la consulenza sugli adempimenti, per tenere allineati accordi individuali, comunicazioni e scadenze;
• la formazione obbligatoria, perché un rischio spiegato si previene meglio di un rischio letto in fretta.

Per chi lavora da casa la formazione a distanza è la soluzione più pratica. La piattaforma e-learning di Human Factory permette di seguire i corsi sulla sicurezza da remoto, nelle modalità consentite dalla normativa. Resta comunque obbligatoria la formazione generale e specifica dei lavoratori prevista dal D.Lgs. 81/2008, che vale anche per chi è in smart working.

Come mettere in regola la sicurezza smart working in azienda

Per un’azienda che ha lavoratori agili, i passaggi minimi sono cinque:

1. verificare che ogni lavoratore abbia un accordo individuale scritto e comunicato al Ministero;
2. aggiornare il DVR considerando le attività svolte da remoto;
3. preparare un’informativa scritta sui rischi generali e specifici, adattata ai ruoli;
4. consegnarla al lavoratore e al RLS, conservando la prova della consegna, e ripeterla almeno ogni anno;
5. completare e aggiornare la formazione obbligatoria, anche in e-learning dove consentito.

Domande frequenti sulla sicurezza nello smart working

Quali sono gli obblighi di sicurezza per lo smart working?

Il datore di lavoro deve consegnare almeno una volta l’anno un’informativa scritta sui rischi al lavoratore agile e al RLS. Deve garantire il buon funzionamento degli strumenti tecnologici forniti, valutare i rischi nel DVR e assicurare la formazione obbligatoria prevista dal D.Lgs. 81/2008.

Quali sono le nuove regole per lo smart working nel 2026?

Dal 7 aprile 2026 la Legge n. 34/2026 ha inserito l’informativa annuale sui rischi nel D.Lgs. 81/2008. La mancata consegna è punita con l’arresto da due a quattro mesi o con l’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro.

Qual è il rischio maggiore dello smart working?

Il rischio più frequente riguarda il videoterminale e la postazione: affaticamento visivo e disturbi a collo e schiena dovuti a sedie, tavoli e luce non adatti. Seguono i rischi elettrici domestici e quelli organizzativi, come orari troppo lunghi e isolamento.

È possibile uscire di casa durante lo smart working?

Sì, il lavoro agile non obbliga a lavorare da casa. Il luogo si sceglie nei limiti dell’accordo individuale e delle indicazioni dell’informativa. L’infortunio nel tragitto è coperto dall’INAIL se la scelta del luogo è ragionevole e legata alla prestazione o alla conciliazione tra vita e lavoro.

L’infortunio in smart working è coperto dall’INAIL?

Sì. Il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro infortuni e malattie professionali anche fuori dai locali aziendali, compreso il percorso tra casa e luogo di lavoro scelto, secondo le indicazioni della circolare INAIL n. 48/2017.

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