Analisi dei fabbisogni formativi: come si fa in azienda

L’analisi dei fabbisogni formativi è il confronto tra le competenze che un ruolo richiede e quelle che le persone hanno davvero. Si fa prima di scegliere un corso, con interviste, questionari e osservazione del lavoro, e produce un elenco di competenze da colmare in ordine di priorità. È il primo passo di ogni piano di formazione finanziata: senza di essa l’azienda compra corsi, non risultati.

Cosa sono i fabbisogni formativi di un’azienda

Un fabbisogno formativo è la distanza tra ciò che una persona sa fare oggi e ciò che il suo ruolo le chiede, oggi o tra sei mesi. Non è un desiderio generico di “aggiornarsi”: è una competenza precisa, legata a un’attività che in azienda qualcuno deve svolgere.

I fabbisogni nascono da tre fonti. La prima è il cambiamento esterno: una norma nuova, un software che sostituisce il precedente, un cliente che chiede una certificazione. La seconda è il cambiamento interno: una persona che passa a un ruolo diverso, un reparto che cresce, un processo che viene riorganizzato. La terza è il divario che esiste già e che nessuno ha misurato: errori ricorrenti, tempi lunghi, lavoro che si accumula su una sola persona perché è l’unica a saperlo fare.

Per questo l’analisi dei fabbisogni formativi aziendali non riguarda solo chi è in difficoltà. Riguarda anche le competenze che servono per crescere e che l’azienda non ha ancora.

Perché l’analisi dei fabbisogni viene prima della formazione finanziata

La formazione dei dipendenti può essere finanziata con i fondi paritetici interprofessionali, alimentati dallo 0,30% dei contributi che ogni azienda versa già all’INPS, o con strumenti pubblici come il Fondo Nuove Competenze e gli avvisi legati al PNRR. In tutti i casi il finanziamento passa da un piano formativo: un documento che spiega quali competenze si vogliono sviluppare, per chi, con quali attività e con quali risultati attesi.

Un piano formativo regge solo se nasce da un’analisi. Chi valuta la richiesta deve capire che la formazione risponde a un bisogno reale e misurabile, non a un catalogo. E l’azienda stessa, a fine percorso, deve poter dire cosa è cambiato. L’analisi dei fabbisogni è ciò che trasforma una spesa in un investimento rendicontabile.

Il Ministero del Lavoro descrive il funzionamento dei fondi interprofessionali nella pagina Fondi alle imprese per la formazione continua: le risorse ci sono, ma vanno chieste con un progetto.

Come si fa l’analisi dei fabbisogni formativi: le quattro fasi

Il metodo che usiamo con le aziende si articola in quattro fasi. Cambiano gli strumenti in base alla dimensione dell’impresa, non la sequenza.

1. Leggere il contesto

Si parte dall’organizzazione: quali ruoli esistono, chi fa cosa, quali cambiamenti sono in arrivo. In questa fase si raccolgono i documenti utili, come organigramma, mansionari, procedure, e si ascolta la direzione su obiettivi e problemi. Serve a capire dove la formazione può incidere davvero.

2. Descrivere le competenze richieste da ogni ruolo

Per ogni ruolo coinvolto si scrive un elenco delle competenze necessarie: tecniche, digitali, organizzative, relazionali. Il riferimento più solido è il Repertorio nazionale delle qualificazioni, che descrive le professioni per attività e competenze. Agganciare il piano al Repertorio ha due vantaggi: parla la stessa lingua dei fondi e rende le competenze verificabili.

3. Rilevare le competenze possedute

È la fase più delicata. Si confronta ciò che il ruolo richiede con ciò che le persone sanno fare, attraverso interviste ai responsabili, questionari ai lavoratori e osservazione delle attività. Il punto non è dare voti: è individuare le competenze che mancano, quelle da rafforzare e quelle che esistono ma non vengono usate.

4. Dare una priorità ai fabbisogni

Non tutto si può formare subito. I fabbisogni si ordinano per impatto sul lavoro e per urgenza: prima le competenze che bloccano un processo o espongono l’azienda a un rischio, poi quelle di sviluppo. Da questo elenco nasce il piano formativo, con obiettivi, destinatari, durata e modalità.

Questionario, scheda e intervista: quale strumento usare

Chi cerca uno schema o un questionario per l’analisi dei fabbisogni formativi trova molti modelli. Nessuno funziona da solo. Ogni strumento copre una parte del problema:

• scheda di rilevazione per ruolo: elenca le competenze attese e il livello richiesto. È la base del confronto e va costruita prima di tutto;
• intervista ai responsabili: fa emergere i problemi concreti del reparto, gli errori ricorrenti e i cambiamenti previsti. È lo strumento più ricco di informazioni;
• questionario ai lavoratori: utile nelle aziende con molte persone nello stesso ruolo. Va tenuto breve e deve chiedere di attività reali, non di preferenze;
• osservazione e dati: tempi, errori, reclami, non conformità. Sono i numeri che poi dimostrano il risultato della formazione.

Il consiglio pratico: usare la scheda per ruolo come struttura, l’intervista per capire e il questionario per confermare su larga scala. Un’analisi fatta solo con un questionario anonimo restituisce quasi sempre la stessa risposta: “vorrei un corso di inglese”.

Un caso reale: il piano premiato con il Chirone 2024

Il piano formativo “Nuove Skills per lo Studio”, presentato dallo Studio Zulli e realizzato interamente da Human Factory, è stato premiato da FondoProfessioni con il Premio Chirone 2024. Era rivolto agli addetti stipendi e paghe.

Il percorso è nato da un’analisi dei fabbisogni di quel ruolo: uno studio della normativa e numerosi confronti con esperti del settore per capire quali competenze servissero davvero. Il piano è stato poi allineato al Repertorio delle qualificazioni professionali e costruito con lezioni frontali, esercitazioni e simulazioni, perché le competenze fossero usabili in ufficio dal giorno dopo.

Marcello Zulli, amministratore di Human Factory, ha spiegato che il lavoro si è concentrato sulla personalizzazione e sull’aggiornamento delle competenze, partendo da un’analisi reale dei bisogni. È il punto che distingue un piano premiato da un corso a catalogo: la formazione è stata disegnata sul ruolo, non adattata dopo.

L’errore più comune: partire dal corso invece che dal bisogno

Nel nostro lavoro con le aziende l’errore più frequente è chiedere un corso prima di aver capito il bisogno. “Vogliamo un corso di Excel”, “ci serve l’inglese per l’ufficio”: sono richieste legittime, ma nascono da ciò che l’azienda conosce, non da ciò che le manca.

Un piano costruito così è debole tre volte. È generico, perché non dice quali attività miglioreranno. È difficile da difendere con il fondo, perché non collega la formazione a un obiettivo. E ha poco effetto sul lavoro, perché le persone tornano in ufficio con nozioni che non sanno dove applicare.

Per Human Factory, ente di formazione e agenzia per il lavoro con sedi a Lanciano (CH) e Grottammare (AP), l’analisi del fabbisogno è la prima fase del servizio di formazione finanziata, prima della verifica dei finanziamenti e della progettazione. Ogni obiettivo del piano viene collegato a una competenza richiesta davvero dal ruolo. È lo stesso principio applicato al piano Chirone: prima il Repertorio e i bisogni reali, poi il corso.

Cosa succede dopo l’analisi: dal fabbisogno al piano finanziato

L’analisi non è un documento da archiviare. Serve a far partire il resto del processo:

1. verifica dei finanziamenti disponibili: fondo interprofessionale a cui l’azienda aderisce, Fondo Nuove Competenze, avvisi aperti. Chi non ha ancora aderito a un fondo può farlo senza costi, tramite il flusso Uniemens, come spiegato nella pagina sui fondi interprofessionali;
2. progettazione del percorso: obiettivi, moduli, docenti, modalità in aula o in azienda, durata;
3. domanda di contributo, scritta con il linguaggio del fondo e con i fabbisogni rilevati come giustificazione;
4. erogazione e rendicontazione, con la misurazione finale dei risultati rispetto ai fabbisogni di partenza.

Rifare l’analisi ogni anno, anche in forma leggera, permette di aggiornare il piano e di usare le risorse accantonate nel fondo prima che scadano.

Domande frequenti sull’analisi dei fabbisogni formativi

Cos’è l’analisi dei fabbisogni formativi?

È il processo con cui un’azienda confronta le competenze richieste da ogni ruolo con quelle possedute dalle persone, per individuare cosa manca e in che ordine intervenire. Si fa prima di scegliere i corsi ed è la base del piano formativo.

Chi deve fare l’analisi dei fabbisogni formativi in azienda?

Di solito la guida l’ente di formazione o il consulente che costruirà il piano, insieme alla direzione e ai responsabili di reparto. I lavoratori partecipano con interviste e questionari. Nelle piccole imprese bastano pochi incontri mirati.

Quali strumenti si usano per rilevare i fabbisogni formativi?

Scheda delle competenze per ruolo, interviste ai responsabili, questionario ai lavoratori e dati aziendali come errori, tempi e reclami. Gli strumenti vanno combinati: un questionario da solo non basta.

L’analisi dei fabbisogni è obbligatoria per la formazione finanziata?

I fondi interprofessionali e gli strumenti pubblici finanziano piani formativi, e un piano credibile deve dimostrare da quale bisogno nasce. L’analisi è quindi il passaggio che rende la richiesta sostenibile e la formazione misurabile.

Ogni quanto va ripetuta l’analisi dei fabbisogni formativi?

Almeno una volta l’anno, in forma anche leggera, e ogni volta che cambia qualcosa di rilevante: una norma, un software, un’organizzazione nuova o l’ingresso di personale.

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